【ビジネスマナーの基本】言葉遣いや電話の話し方・メール方法など必須7選を徹底解説!身だしなみなどもざっくり紹介!

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ビジネスマナーは、職場でのプロフェッショナリズムを示し、円滑な人間関係を構築するために不可欠です。

社会人におけるビジネスマナーの必須事項を7つざっくり紹介します。

銀金
銀金

社会人として

最低限のマナーは守りたいです!!

適切な敬語の使用

社会人にとって敬語は非常に重要であり、社会的な立場や相手との関係性を反映するために使われます。

適切な敬語の使用は、ビジネスコミュニケーションの基本であり、尊敬や謙虚さを表現する上で不可欠です。

敬語には主に以下の3つのカテゴリがあります。

敬語の種類

  1. 尊敬語(そんけいご)
    尊敬語は、相手を尊敬する際に使います。相手の行動や状態に対して敬意を表すために、動詞や名詞を尊敬の形に変えます。例えば、「する」は「なさる」に、「見る」は「ご覧になる」に変わります。
  2. 謙譲語(けんじょうご)
    自分や自分の内集団(自分の会社や家族など)の行為について話すときに使われます。自分の行為をへりくだって表現し、相手に対する敬意を示します。例えば、「する」は「いたす」に、「言う」は「申し上げる」に変わります。
  3. 丁寧語(ていねいご)
    どのような場合でも基本的な丁寧さを示すために使用します。話し言葉での「です・ます」調や書き言葉での敬体(けいたい)などがこれに含まれます。相手に対する最低限の敬意を示し、すべてのビジネスシーンで基本となります。

敬語を適切に使用するためのコツ

  • 相手との関係性を考慮する
    上司や顧客など、社会的地位が高い人には尊敬語を、自分や自分のグループの行動については謙譲語を使用します。
  • 文脈を理解する
    相手が自分の上司であっても、相手の行動に対しては尊敬語を、自分や自分のグループの行動に対しては謙譲語を使うことが基本です。
  • 一貫性を持つ
    一つの会話の中で敬語のレベルを一貫させることが大切です。不自然な敬語の変化は避けるべきです。
  • 間違えた場合は素直に訂正する
    敬語の間違いに気づいたら、すぐに訂正し、謝罪することが重要です。
  • 学び続ける
    敬語は複雑であるため、常に学び、慣れることが重要です。

ビジネスシーンでは、これらの敬語を正しく使い分けることが信頼関係の構築に繋がり、コミュニケーションを円滑にします。

名刺交換の作法

名刺交換はビジネスシーンにおいて非常に重要な儀式であり、相手に対する敬意を示す行為とされています。

そのため、正しい作法に従うことが求められます。

以下に、名刺交換の際の一般的なステップと注意点を述べます。

ステップと注意点

  1. 準備
    名刺は綺麗な状態で、専用の名刺入れに入れておきます。ボロボロや汚れた名刺は不適切です。
  2. タイミング
    名刺交換は会話の初めに行い、自己紹介の一環として行われます。
  3. 立ち位置
    名刺交換をする際は、相手との間に適切な距離を保ち、相手の目線に合わせて行います。
  4. 両手を使う
    名刺は両手で持ち、相手に名刺の文字が読める向きで差し出します。
  5. 自己紹介
    名刺を差し出す際には、簡潔に自己紹介をし、名前や所属をはっきりと述べます。
  6. 相手の名刺を受け取る
    相手から名刺を受け取る際も両手を使います。名刺を一度しっかりと見て、相手の名前や肩書を確認し、適切な言葉で応じます。
  7. 名刺の扱い
    受け取った名刺はすぐにしまわず、会話が終わるまでテーブルの上に丁寧に置きます。
  8. 尊重する
    名刺を受け取った後は、その名刺を大切に扱い、適当に扱ったり、書き込みをしたりしないようにします。
  9. 順序
    上司や目上の人がいる場合は、彼らが先に名刺を交換します。自分が先に交換する際は、上司や目上の人の名刺交換が終わるのを待ち、その後に行います。
  10. 名刺の保管
    名刺交換が終わった後、名刺は名刺入れに戻し、適切に保管します。

このプロセスは、初対面の相手との信頼関係を築く第一歩となりますので、敬意を持って丁寧に行うことが重要です。

ビジネス関係だけでなく、名刺交換の作法は社会全般において尊重される文化の一部です。

遅刻しない

遅刻しないことは、ビジネス文化では特に重視されます。

時間厳守は、プロフェッショナリズム、責任感、そして尊敬の表れとされているため、以下の点に留意することが大切です。

注意点

  1. 事前準備
    前日のうちに必要な準備をしておくことが大切です。服装、持ち物、交通手段の確認など、翌日のスケジュールに影響する可能性のある全てのことを整えておきます。
  2. 時間管理
    アポイントメントの時間に遅れないように、移動に必要な時間を余裕を持って計算し、早めに行動を開始します。通常よりも時間に余裕を持つことで、予期せぬ遅延に対応できます。
  3. 交通情報の確認
    出発前に交通情報をチェックし、渋滞や電車の遅れが予想される場合は、代替のルートや手段を検討します。
  4. ダブルチェック
    約束の時間、場所、日付を事前に再確認し、間違いがないかをチェックします。
  5. 余裕をもったスケジューリング
    アポイントメントの間に十分な空き時間を設け、ひとつのミーティングから次のミーティングへの移動に余裕を持たせます。
  6. 緊急時の対策
    万が一、遅れそうになった場合には、できるだけ早く相手に連絡を取り、遅延の旨を伝えます。この時、遅れる理由と到着予定時刻を明確に伝え、必要であれば謝罪をします。

遅刻をしないことは、自己管理ができており、他者を尊重している証拠とされ、信頼と尊敬を得る上での基本となります。

特に、時間に正確なことは、ビジネスにおける信頼関係の構築において最も基本的な部分です。

適切な服装

適切な服装は、ビジネスシーンでの第一印象を大きく左右します。

特に日本では、ビジネスマナーとしての服装規定が比較的厳格に守られています。

以下は、ビジネスでの適切な服装に関するポイントです。

ポイント

  1. コンサバティブなスタイル
    基本的には保守的なスタイルが好まれます。男性はダークスーツに白または薄い色のシャツ、そして保守的な色のネクタイが一般的です。女性も同様にダークカラーのスーツやワンピースを着用することが多いです。
  2. 清潔感
    服装は常に清潔である必要があり、シワや汚れがないことが大切です。また、身だしなみも整えられていることが期待されます。
  3. アクセサリーの控えめな使用
    過度な装飾は避け、控えめなアクセサリーを選ぶことが望ましいです。時計やカフスリンクなどは機能的かつエレガントなものを選びます。
  4. 適切な靴と靴下
    靴はきれいに磨かれており、靴下はスーツの色に合わせて選ぶのが一般的です。また、女性は閉じたつま先のパンプスを履くことが多いです。
  5. 季節感のある服装
    日本では、季節に応じた服装が好まれます。例えば、夏は涼しげな素材のスーツ、冬は暖かい素材のスーツを選びます。
  6. 身だしなみ
    髪の毛はきちんと整え、ヒゲは剃り、ネイルは清潔に保つなど、細部にわたる身だしなみに気を配ります。
  7. 企業のドレスコード
    勤務先の企業文化に合わせた服装を選びます。企業によってはカジュアルな服装が許容される場合もありますが、初対面や重要なミーティングではフォーマルな服装が基本です。
  8. 香りの配慮
    香水やアフターシェーブは控えめにし、周囲の人に不快感を与えないよう配慮します。

これらの服装規定は、相手に敬意を表し、プロフェッショナルな環境を維持するために重要です。

特に新しいビジネスの場では、相手がどのような服装規定を持っているかわからない場合は、よりフォーマルな選択をするのが無難です。

挨拶は笑顔で

挨拶は、コミュニケーションの基本であり、ビジネスマナーでは特に重要視されます。

笑顔で挨拶をすることは、オープンでフレンドリーな態度を示し、ポジティブな第一印象を与えるために効果的です。

挨拶のコツ

  1. 非言語的コミュニケーション
    笑顔は非言語的コミュニケーションの一形態であり、相手に好意と友好性を伝えます。温かみのある笑顔は相手を安心させ、打ち解けやすい雰囲気を作り出します。
  2. 挨拶の際の笑顔
    挨拶を交わす際、特に「おはようございます」や「こんにちは」と言う時に、自然な笑顔を組み合わせることで、言葉が持つ温かみが増し、より心地よい挨拶になります。
  3. 一貫性
    どんな時でも一貫して笑顔を保つことで、安定した人間性とポジティブな態度を示すことができます。これは信頼関係を築く上で有利に働きます。
  4. 目を見て挨拶
    笑顔だけでなく、目を見て挨拶をすることも大切です。これにより、真摯さと相手への敬意が伝わります。
  5. 身体言語
    笑顔と一緒に適切な身体言語を使用することも重要です。適度なボディコンタクト(例えば、握手)、適切な姿勢、そして相手に向けて体を傾けることで、関心と尊重を示すことができます。
  6. 状況に応じた挨拶
    すべてのビジネスシーンで常に広い笑顔が適切とは限りません。例えば、シリアスな話題やフォーマルな場では、穏やかで控えめな笑顔が適切です。
  7. 文化の理解
    日本のような文化では、挨拶は非常に形式的な場合が多く、過度な笑顔が不適切と受け取られることがあるため、笑顔は自然でありながらも、状況に合わせて控えめにすることが求められます。

笑顔での挨拶は、親しみやすさとプロフェッショナリズムのバランスをとるための鍵です。

ビジネスの場では、このバランスを適切に保ちながら、相手に敬意を表することが不可欠です。

電話・メールのマナー

電話とメールのマナーは、ビジネスコミュニケーションの基本であり、礼儀正しい対応は信頼とプロフェッショナリズムを構築する上で重要です。

電話のマナー

  1. 応答のタイミング
    電話は、通常、2〜3回鳴らしてから応答します。これは準備を整えるための時間とされています。
  2. 明確な挨拶と自己紹介
    「おはようございます」「こんにちは」などの挨拶に続き、自分の名前と所属を明確に伝えます。
  3. 聞き取りやすい話し方
    明瞭で穏やかな口調で話し、急がず、はっきりと話すよう心がけます。
  4. 確認とメモ
    重要な情報は確認し、必要な事項はメモします。
  5. 丁寧な言葉遣い
    敬語を適切に使用し、相手に敬意を払います。
  6. 終話のマナー
    通話を終える際は、相手の応答を確認し、「ありがとうございました」などの丁寧な言葉を最後に添えます。

メールのマナー

  1. 件名の明確化
    件名は具体的かつ簡潔にし、メールの内容が一目でわかるようにします。
  2. 挨拶と自己紹介
    メールの冒頭には適切な挨拶を入れ、必要に応じて自己紹介をします。
  3. 敬語の使用
    礼儀正しい言葉遣いをし、丁寧語や尊敬語を適切に使い分けます。
  4. 簡潔かつ明瞭な内容
    ポイントを絞り、読みやすいようにパラグラフに分けて書きます。
  5. 結びの言葉
    メールの終わりには、読んでくれたことへの感謝や、今後の対応を求める言葉を添えます。
  6. 添付ファイルの注意
    添付ファイルがある場合は、本文でその旨を伝え、ファイル名も明記します。
  7. 確認と校正
    送信前には、文面を確認し、誤字脱字がないか校正します。

電話とメールのマナーは、相手に対する尊重と、メッセージのクリアな伝達が重要です。

特にビジネスシーンでは、これらのコミュニケーション手段が相手との関係性を構築する基盤になります。

常に相手の立場を考え、尊重と丁寧さを心がけることが求められます。

感謝と謙虚さ

感謝と謙虚さは、ビジネスマナーの中でも特に人間関係を築く上での礎石となります。

これらの態度を示すことで、相互尊重と信頼の構築に繋がります。

感謝の表現

  1. 頻繁な感謝
    日々の小さなことから、大きな支援まで、感謝の気持ちは頻繁に表現します。
  2. 具体的な感謝
    「お世話になっております」「ありがとうございます」といったフレーズを使い、どのような点に感謝しているのかを具体的に述べます。
  3. 正直な感謝
    形式ばった感謝ではなく、心からの感謝を伝えることが重要です。
  4. 行動での感謝
    言葉だけでなく、何らかの形で恩返しをすることも大切です。小さなプレゼントや、手助けをするなど、行動に移すことが感謝の真実性を示します。

謙虚さの表現

  1. 過度な自慢を避ける
    自分の成功や実績を話す際には、過度に自慢することなく、チームや他者の貢献を認めます。
  2. 他者の意見を尊重
    会話の中で、他者の意見や提案を尊重し、聞き入れる姿勢を示します。
  3. エラーの認識と謝罪
    間違いを認め、必要に応じて謝罪することで、謙虚さを表現します。
  4. 控えめな姿勢
    話し方や行動において、控えめで地に足のついた態度を保ちます。
  5. 成長する姿勢
    常に学び続ける姿勢を見せることで、自分が完璧ではないことを示し、謙虚さを表現します。

これらの要素は、特にビジネス環境において、非常に重視されます。

感謝と謙虚さは、互いの価値を認め合い、長期的な関係を築くための鍵です。

個人の成長だけでなく、チームワークを促進し、組織全体のモラルを高める効果もあります。

まとめ

  1. 適切な敬語の使用
    尊敬語、謙譲語、丁寧語を状況に応じて使い分ける。
  2. 名刺交換の作法
    両手で名刺を渡し、受け取った名刺はすぐにしまわず、一定時間、目の前に置いておく。
  3. 遅刻しない
    時間厳守は日本のビジネスシーンにおける基本中の基本です。
  4. 適切な服装
    清潔感があり、場にふさわしいビジネスアタイアを選ぶ。
  5. 挨拶は笑顔で
    明るくはっきりとした挨拶を心がける。
  6. 電話・メールのマナー
    丁寧な言葉遣いと適切なフォーマットを心がける。
  7. 感謝と謙虚さ
    助けを借りたり、アドバイスを受けたりしたときは感謝の気持ちを表す。

これらは、ビジネス環境における基本的なマナーの一部ですが、企業や業界によってはさらに詳細なルールが存在する場合があります。

常に相手に敬意を表し、社内外でのコミュニケーションにおいてプロフェッショナルな態度を保つことが大切です。

銀金
銀金

なかなか上手くいきませんが、

一つ一つ意識しながら

こなしていく事が大切ですね!!

※相違している部分があるかもしれませんが、ご容赦ください

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